Śpieszę uspokoić – nie, nie chodzi jeszcze o coacha zastąpionego przez sztuczną inteligencję! (Jest już, co prawda, coraz więcej wirtualnych doradców klienta, ale nadal "wykładają się" oni na co trudniejszych pytaniach.) Rzecz będzie o realizacji programów rozwojowych przez żywego coacha, ale z pomocą platform online i aplikacji informatycznych. Artykuł kieruję głównie do braci cochingowej i trenerskiej, ale może też zainteresują się nim HRowcy odpowiedzialni za kontraktowanie programów rozwojowych, jak i potencjalni klienci tych programów.
Online – nowa normalność
Kilkanaście lat temu moim klientem coachingowym był szef handlowy, pracujący głównie w terenie. Mieliśmy zakontraktowany kilkuspotkaniowy program i pamiętam, że mimo sugestii HR, by sesje odbywały się twarzą w twarz, sam klient nalegał na możliwość prowadzenia ich przez telefon. Dużo podróżował i było mu wygodniej łączyć się z dowolnego miejsca, niż umawiać się w konkretnej lokalizacji. Po jednej z pierwszych sesji powiedział ponadto, że on właściwie woli tele-sesje, bo są bardziej sprężyste, sprawniejsze. Mówił, że rozmowa z coachem przez telefon hamuje pokusę zagajeń, dygresji, zmusza do bycia zwięzłym, zmierzającym do celu, do poruszania spraw najistotniejszych. Perspektywa mojego klienta, wówczas brzmiąca egzotycznie, dziś nikogo już nie dziwi. Dwuletnia przygoda z covidem uczyniła świat online stałym i oczywistym elementem tak zwanej "nowej normalności". Czytałem ostatnio wyniki badań, z których wynika, że jednym z zadań najbardziej stresujących dziś menedżerów jest komunikowanie i wymuszanie powrotu z pracy zdalnej do biur. To pokazuje jak łatwo i chętnie przestawiliśmy się na komunikację zdalną w różnych aspektach życia biznesowego. Z mojego osobistego punktu widzenia, symbolem zmiany, która zaszła jest rewizja treści i formy zajęć, które prowadzę od lat na studiach podyplomowych z coachingu i mentoringu, a które są zatytułowane "warsztat dobrych praktyk coachingowych". Już rok temu zasygnalizowałem kierownictwu studiów, że jeżeli rzeczywiście mam uczyć współczesnych dobrych praktyk coachingowych, to muszę przede wszystkim pokazywać jak coachować przez platformę online, a nie w zaciszu gabinetu. W efekcie, w nadchodzącym roku akademickim, warsztat – który jeszcze przez minione dwa lata odbywał się w formie hybrydowej – w tej chwili będzie prowadzony wyłącznie w formie online. Odzwierciedla to realia coachingu i mentoringu indywidualnego, do pewnego stopnia także szkoleń i warsztatów grupowych, które coraz rzadziej są zamawiane przez firmy wersji "face to face".
Zalety pracy online
Dodajmy od razu, że ta forma pracy rozwojowej ma szereg zalet. Z oczywistych względów jest logistycznie wygodniejsza zarówno dla coacha-trenera jak i klientów. Nie trzeba dojeżdżać do siedziby klienta, bądź biura coacha. Po drugie, oczywiście, koszty i czas. Mieszkam w centrum Polski i do większości aglomeracji muszę dojeżdżać co najmniej 200 kilometrów. Oznacza to już nie godziny, ale całe zaoszczędzone dni, wcześniej spędzane w uciążliwych dojazdach. Mimo coraz lepszej sieci dróg, natężenie ruchu powoduje, że do wskazań nawigacji trzeba dołożyć czasem i godzinę zapasu na nieprzewidziane korki. Latem rozwiązywałem to dojeżdżając motocyklem, ale wtedy, z kolei, dochodzą ograniczenia pogodowe i bagażowe. (No i problem "dress code", choć moi klienci już się oswoili z coachem w kombinezonie motocyklowym, z kaskiem w ręku.) Standardem, który starałem się realizować, dojeżdżając kiedyś do klientów w odległej lokalizacji, było umówienie tam serii co najmniej dwóch sesji, które zabierały przeciętnie 3-4 godziny i wiązały się z dodatkowymi łącznie 6.-7. godzinami dojazdu samochodem. Dla klienta forma online także jest rozwiązaniem wygodniejszym. Nie trzeba zamawiać salki, ew. nie trzeba dojeżdżać do biura coacha, a tym samym logistyka i jej koszty są odpowiednio mniejsze. W szczególności, dojazd coacha, nawet rozliczany tylko według "kilometrówki", w znaczący sposób podwyższa koszt programu rozwojowego.
Zalety programów coachingowych prowadzonych online nie ograniczają się wyłącznie do kosztów i logistyki. W trakcie sesji online znacznie łatwiej przeglądać wspólnie z klientem dokumenty, prezentacje, wykresy, którą często bywają kanwą lub elementem pracy, zwłaszcza w mentoringu. Często korzystam z prezentacji szkoleniowych, zwłaszcza wtedy gdy pojawia się okazja do edukacyjnego tutoringu. Zdarzają się wreszcie sesje, w trakcie których klient przygotowuje się do swoich wystąpień, spotkań z zespołem czy rozmów indywidualnych prowadzonych wirtualnie. W takich wypadkach sesja online jest naturalnym środowiskiem do symulowania i przećwiczenia takich sytuacji. Przy okazji, cenna staje się możliwość nagrania wypowiedzi bezpośrednio na platformie, z której korzystamy.
Być może jeszcze więcej zalet i możliwości niesie praca online z grupami. W przypadku zespołów międzynarodowych, kwestia logistyki, kosztów sprowadzania uczestników, uzgadniania ich kalendarzy, często przesądza na korzyść właśnie takiego rozwiązania. Także w przypadkach, w których wymagane jest podzielenie się z uczestnikami prezentacją, multimediami, treścią graficzną czy wirtualną tablicą do zapisywania uwag, okazuje się, że bardziej komfortowo jest kiedy każdy widzi to na własnym ekranie, mogąc wchodzić w interakcje z innymi, korzystają z coraz bogatszego zestawu narzędzi oferowanych przez platformy wideokonferencyjne. Ja osobiście w pracy z grupą korzystam z dwóch typów narzędzi. Pierwsze to platforma do prowadzenia wideokonferencji i ewentualnego jej rejestrowania. W praktyce ograniczam się do Zoom, na którym najłatwiej aranżować pracę w podgrupach oraz MS Teams, które z kolei jest wybierane często jak jedyny standard dopuszczony w organizacji klienta. Drugie to na rzędzie do interakcji z uczestnikami za pośrednictwem smartfonu. Rozszerza to moje możliwości moderatora o różnego rodzaju quizy, głosowania i współdzielone tablice.
Ryzyka i ograniczenia
Platforma online, w obu typach pracy rozwojowej, indywidualnej i grupowej, niesie też szereg ryzyk i ograniczeń. Kontakt wideo odcina nas do pewnego stopnia od wzajemnych mikro-zachowań. Z mojego doświadczenia jednakże wynika, że tzw. "pogłębiona praca", wymagająca podwyższonej uważności na mowę ciała, stosunkowo rzadko jest przedmiotem sesji coachingowych i mentoringowych. Podobnie rzecz się ma w pracy z grupami, choć tutaj być może te ryzyka związane z brakiem możliwości "czytania" gestów ciała są jeszcze mniejsze, bo uwaga każdego uczestnika dzieli się na wielu członków grupy. Większym problemem online bywa markowanie przez uczestników swojej pełnej obecności. Kiedyś pewna znajoma młoda mama odkryła, że jej dziecko biorące udział w lekcji online, wpatrując się okresowo w ekran z nauczycielką, jednocześnie na ukrytym pod stołem tablecie grało w jakąś grę. Zmorą dla prowadzących bywają uczestnicy, którzy logują się na warsztat w trakcie jazdy rowem lub samochodem i wyłączają kamery twierdząc, że mają kłopoty z połączeniem. Nierzadko spotykałem się wymówką ze strony pań, że nie są odpowiednio uczesane lub umalowane, by pokazać się w kamerze. Wreszcie, nawet przy założeniu dużej motywacji i uważności grupy, istotnym ograniczeniem jest możliwość pracy przestrzenią. Na przykład, tzw. coaching perspektyw, który wymaga przemieszczenia klienta z jednego miejsca w drugie, albo przesuwania się członków zespołu po różnych tzw. "geografiach", w niektórym typie zajęć stanowi poważne ograniczenie. Miałem kiedyś warsztaty z grupą silnie zablokowaną komunikacyjnie, zwłaszcza w relacjach z przełożonym, ale także do pewnego stopnia pomiędzy sobą. Dopiero aktywność polegająca na rysowaniu w sposób metaforyczny swojej firmy pomogła im ponazywać pewne rzeczy po imieniu i otworzyć komunikację. Ćwiczenie wymagało by podgrupy porzuciły swoją klasyczną pozycję na krzesłach, zeszły "do parteru" i zaczęły wspólnie coś rysować, na dużych arkuszach papieru rozłożonych na podłodze. Nie muszę pisać, że w trybie wideo taka aktywność byłaby niemożliwa. Trudno także w świecie wirtualnym zaaranżować wszelkiego rodzaju ćwiczenia "spotkaniowe". Na przykład, struktura zwana przeze mnie "targowiskiem", która wymaga aby każdy przez chwilę indywidualnie porozmawiał z kolejnym członkiem zespołu, jest niezwykle trudna do sprawnego zrealizowania w warunkach online. Z mojego doświadczenia wynika ponadto, że praca online podnosi oczekiwania odnośnie treści – ilości i jakości "zawartości", czegoś co grupy nazywają czasami "mięsem". To, z kolei, wymaga więcej przygotowań ze strony prowadzącego i zwykle posługiwania się jakąś prezentacją.
Oczywiście, nowe technologie rodzą okazje do nowego rodzaju wpadek. Kiedyś czekałem na Zoomie na klienta, który w tym czasie zalogował się na Teamsach – jakieś nieporozumienie z linkami w mailach spowodowało, że każdy pomyślał o innej platformie. Nie da się też ukryć, że – jak wszędzie – potrzeba nieco zacięcia innowatora i cierpliwości odkrywcy pokonującego krzywą uczenia. Nabranie biegłości wymaga praktyki i wypracowania zupełnie nowej trenerskiej "check-list", pomagającej poczynić niezbędne przedsesyjne przygotowania. (W moim wypadku mam tam nawet punkt, by uczestników uprzedzić, że po nagłym zniknięciu, możliwym przy częstych przerwach w dopływie prądu w moim rejonie, potrzebuję paręnaście minut na włączenie agregatu i ponowne zalogowanie się do zajęć.) Biegłość techniczna nie jest jednak wyłącznie domeną szkoleń online. Cały czas odkrywam, że obecne technologie np. przesyłu obrazu do rzutnika, otwierają nowe możliwości w zakresie usprawnienia tradycyjnej prezentacji w hotelowej sali konferencyjnej. Zwłaszcza większe wydarzenia, wymagające dodatkowo nagłośnienia siebie i "głosów z sali", dają okazję do pozytywnego wyróżnienia się bardziej technologicznie "ogarniętym" mówcom.
Technikalia – parę porad
O co zatem warto zadbać by wykorzystać do maksimum możliwości coachingu i szkoleń online, unikając jednocześnie jego ograniczeń? Po pierwsze jakość wyposażenia, którym się posługuje coach lub trener. W przypadku pracy indywidualnej, staram się maksymalnie odtworzyć, przynajmniej dla siebie, warunki normalnej rozmowy coachingowej. Siedzę w fotelu w taki sposób, w jaki by mi się wygodnie się siedziało rozmawiając z klientem twarzą w twarz. To wymagało zastosowania dużego tabletu, zamocowanego na odpowiednim statywie, dzięki czemu twarz klienta, prawie w naturalnej wielkości, mam w odległości typowej dla normalnej konwersacji. Na techniczne wybory klientów mam mniejszy wpływ, ale zwykle każdy z nich ma swój sprawdzony, ulubiony sposób udziału w wirtualnym spotkaniu. W każdym przypadku, stabilne i szybkie połączenie internetowe jest absolutnie nieodzowne. W pracy z grupami, funkcjonuję jako moderator lub trener w sposób trochę bardziej "zmobilizowany", w mniej zrelaksowanej pozycji. Mam zatem komputer z dużym ekranem, z osobno zamontowaną kamerą wysokiej rozdzielczości, przyzwoity półprofesjonalny mikrofon i dobre głośniki. Ważne, zwłaszcza w przypadku "okularników", jest dobre oświetlenie, najlepiej w postaci dwóch symetrycznie lamp tak ustawionych, by nie odbijały się w szkłach okularów i zapewniały naturalne kolory. Nie stosuję rozmywania tła, a podkładam raczej tablicę ze swoim logo lub po prostu zupełnie czarne tło. Na bibliotece za plecami rozwijam tzw. zielony ekran, dzięki któremu moja sylwetka jest zdecydowanie lepiej wyodrębniona. Jak pisałem, najchętniej korzystam z Zooma, głównie z uwagi na łatwość podziału grupy na pokoje wirtualne. Zoom ma też ciekawą funkcjonalność, która pozwala na wyświetlanie sylwetki prowadzącego na tle samej prezentacji, co stanowi pewien wyróżnik wobec standardu standardu, którym jest obraz prowadzącego na bocznym pasku. (To wymaga jedynie zmiany podejścia do animacji, gdyż nie da się ich wyświetlić w normalny trybie wyświetlania slajdów, np. w Power Point.)
Chętnie korzystam z gotowej aplikacji pozwalającej na interakcje z grupą, na różnego rodzaju quizy lub głosowania na wspólnej tablicy. Stworzyłem także własną webową aplikację, która pozwala uczestnikom wypełnić na smartfonie (w jednym z kilku języków) kwestionariusz temperamentów i zachować jego wynik. Oczywiście możliwość korzystania z tego typu narzędzi bywa ograniczona wiekiem i kulturą techniczną grupy. Niemniej, po krótkim instruktażu większość uczestników zwykle dość sprawnie korzysta z proponowanych rozwiązań. Warto zatem zainwestować zarówno we wspomnianej sprzęt i aplikacje, jak i w nabranie technicznej biegłości, która pomaga zarówno unikać rozproszenia, jak i wspiera autorytet prowadzącego.
Nowe otwarcie
Bilansując za i przeciw pracy online, zdecydowanie cieszę się, że praca wirtualna znalazła zrozumienie zarówno klientów, jak i sponsorów zamawiających programy rozwojowe. Coraz popularniejsze stają się platformy coachingowe dla firm formule biznes-to-biznes, które działają wyłącznie w oparciu o aplikację na smartfon. Aplikacja jest zintegrowana z kalendarzami coacha i klienta – ten pierwszy wskazuje swoją dostępność, a ten drugi wybiera dogodne dla siebie okienko na sesję. Zarówno sponsor (zwykle HR), jak i klient z góry wie, że wyłącznie w taki sposób będą prowadzone sesje. Zamiast klasycznej sesji zapoznawczej (zwanej często "chemiczną"), klient ogląda mocno wystandaryzowane notki coachów oraz krótkie filmiki z autoprezentacją i wyłącznie na tej podstawie dokonuje wyboru coacha.
Dla społeczności coachów i trenerów otwiera się zatem nowa szansa. Zważywszy na to ile osób wychodzi co roku na rynek z dyplomem różnych kursów i studiów podyplomowych coachingu, zaskakująco niewielu z nich faktycznie zaczyna z tego żyć. Takie przynajmniej, niepoparte statycznie, mam wrażenie po 15 latach kształcenia studentów na studiach podyplomowych z coachingu i mentoringu. (Nigdy nie mogłem się pozbyć refleksji, że największe pieniądze na coachingu robią firmy kształcące i certyfikujące coachów.) Dziś to może się zmienić dzięki przeniesieniu coachingu i mentoringu do świata online. Znikają dwie istotne bariery: lokalowa i lokalizacyjna. Coach nie musi dysponować kosztownym pokojem do spotkań z klientami lub, alternatywnie, generować kosztów dojazdu do lokalu klienta. Lokalizacja klienta też przestaje mieć znaczenie – coach z Ustrzyk Górnych może z powodzeniem konkurować ze swoim kolegą z Warszawy o klienta z firmy z siedzibą w Stolicy. Oczywiście, nadal temu z Warszawy łatwiej będzie wypracować kontakty prowadzące do zdobycia zlecenia, ale i tu sieci typu LinkedIn pomagają "odmiejscowić" także aktywność networkingową.
Dla zainteresowanych technikaliami, podaję listę urządzeń i aplikacji, z których korzystam w pracy online.
Do coachingu indywidualnego:
– Zoom, MS Teams, Google Meet
– iPad Pro 12,9"
– statyw TAMA MS736RBK
– uchwyt do iPada – Hercules DG307B
Do team coachingu i webinarów:
– Zoom
– iMac 27"
– Kamera LOGITECH Brio 4K z aplikacją Logi Tune
– Mikrofon Rode NT-USB na statywie Gravity MS T 01 B
– głośniki Audioengine A2+ (wbudowane głośniki mojego maca wywoływały drgania kamery)
– Lampy Elgato Key Light Air (2 szt.) z aplikacją sterującą siłą i barwą światła
– zwykły fizelinowy fotograficzny "zielony ekran"
– jako elektronicznego flipchartu używam ww. iPada Pro z aplikacją Noteshelf, połączonego kablem z Zoomem
– aplikacja webowa AhaSlides do interakcji z uczestnikami za pomocą smartfonów (głosowania, quizy, tablica do wypowiedzi, itp.)
– własne aplikacje webowe – dostęp przez smartfony do kwestionariusza temperamentów;
dostęp do plików z materiałami szkoleniowymi